La gestion de la chaîne logistique du processus d'invitation dans l'organisation d'évènement

La gestion du processus d’invitation à un évènement demande de la méthode et de la rigueur pour optimiser les taux de participation, les décideurs étant de plus en plus sollicités.

Notre mode de fonctionnement

Sos Phoning peut vous accompagner tant sur le processus de back office que sur celui des relances

Pour le back office nous prenons en charge

• Les inscriptions générées par les emailings
• Les inscriptions spontanées (via nos sites)
• Le tri et validation des inscrits
• Les Appel de confirmation suivi d’un email de confirmation pour les inscrits validés
• Les envois d’emails de refus pour les inscrits hors cible
• Les réponses aux demandes d’information (envoi du programme, lien vers le site, précisions sur la cible)

Pour la gestion des Relances d’invitation

Conjuguer relances par e-mail, courrier et téléphone est le meilleur moyen pour accueillir le maximum de participants à votre événement.

Suite à votre envoi de courrier et/ou mail, avec un planning précis et étudié en fonction de la nature de l’évènement, nous relançons par téléphone vos contacts dans l'objectif de :

• Vérifier la réception du message envoyé,
• Vérifier les coordonnées de l’interlocuteur si celui-ci n’a pas reçu le message qui lui était destiné,
• Recueillir les confirmations et annulations,
• Reformuler l’offre et y apporter des précisions,
• Susciter l’intérêt et l’envie pour participer à l'évènement,
• Recueillir l’ensemble des confirmations et des refus,
• Suivre l'évolution des inscriptions avec la transmission d'un rapport qualitatif et quantitatif de la production de la journée,
• Sécuriser l'évènement en rappelant les répondants positifs entre 24 et 48 heures avant l'évènement,

En plus, nous vous proposons une option de confirmation par SMS et/ou par Email qui comprend :

• Un rappel de l'événement,
• La date et l'adresse,
• Un numéro de mobile pour joindre une personne responsable le jour dit,
• Un plan pour s'y rendre...

Pour plus de résultats, cette confirmation peut être accompagnée d'un rappel des inscrits la veille de l'évènement.